Jak rozliczać opłaty karne w hotelach?

Opłaty karne w hotelach znajdują się w okresie wakacyjnym na porządku dziennym. Nalicza się je między innymi wówczas, gdy klient zgubi klucz do swojego pokoju oraz w sytuacji, w której już po jego wyjeździe okaże się, że konieczne jest dodatkowe sprzątanie. Jak jednak je rozliczać?

Wraz z początkiem wakacji w całej Polsce rusza sezon turystyczny, a ten wiąże się z licznymi wyzwaniami. Właściciele hoteli i pensjonatów muszą się liczyć między innymi z klientami, którzy nie zachowują się w sposób bliski ideałowi – nie tylko gubią klucze i demolują pokoje, ale również w ostatniej chwili rezygnują z rezerwacji. Zachowanie takie skutkuje nałożeniem opłat karnych, okazuje się jednak, że samo uregulowanie należności przez klienta wcale nie rozwiązuje problemów. Opłaty karne muszą zostać rozliczone, a to budzi spore kontrowersje dotyczące już choćby tego, czy wspomniane opłaty podlegają VAT, czy też nie.

Kontrowersje związane z opłatami karnymi sprawiły, że stanowisko w tej sprawie 16 czerwca 2016 roku zajęła Izba Skarbowa w Katowicach. Jej odpowiedź na zapytanie jednej ze spółek prowadzących działalność hotelarską może okazać się pomocna także w przypadku innych przedstawicieli tej branży.
Urzędnicy potwierdzili, że z pobieraniem podatku VAT mamy do czynienia jedynie w przypadku dostawy towarów lub usług, a ponieważ opłata ponoszona przez klienta, który zrezygnował z rezerwacji nie jest powiązana z żadną usługą, nie jest też objęta podatkiem VAT. W takim przypadku za najbardziej bezpieczną można uznać interpretację w myśl której jest to opłata o charakterze odszkodowania. Oczywiście, nie zwalnia to hotelarzy z obowiązku dokumentowania takich opłat. Może to następować poprzez wystawianie not księgowych i właśnie taki sposób jest uważany za wystarczający.
Nie zawsze jednak sytuacja hotelarzy jest aż tak oczywista, katowicka Izba Skarbowa nie zaproponowała bowiem takiej samej interpretacji w odniesieniu do opłat ponoszonych za inne komplikacje pozostawione lub stworzone przez hotelowego gościa. Gdy więc mamy do czynienia z dodatkowym sprzątaniem, redukcją zniszczeń, czy też opłatą za zgubione klucze, nie możemy już mówić o tym, że koszty nałożone na klienta mają charakter odszkodowania. W tym wypadku można wskazać na wyraźny związek zachodzący pomiędzy wynajmem oraz opłatami, mamy więc do czynienia nie z odszkodowaniem, ale z wynagrodzeniem za usługę. Wynagrodzenie takie jest już ustalone, a do tego należne w momencie, w którym wystąpią określone okoliczności. Oczywiście, sam hotel może posługiwać się innymi określeniami, zgodnie jednak z literą polskiego prawa jest to opłata związana z najmem.
Taka interpretacja wiąże się z określonymi konsekwencjami, urzędnicy uznali więc, że jeśli hotel nalicza opłaty w momencie, w którym jego klient zgubi klucz albo narazi firmę na dodatkowe sprzątanie lub konieczność naprawy zniszczeń, opłaty te powinny być objęte podatkiem VAT. Co więcej, objęcie to musi być dokonane na takich samych zasadach, jakie obowiązują w przypadku podstawowej usługi oferowanej przez hotele.